Conference Registration Updates

Once again, we are reminding you that for your presentation to be part of the program you should be a member in good standing order. If you have not yet registered for the conference, please do so as soon as possible. Click here for direct link to the Conference Registration Page. Since the deadline of March 31^st has passed, the registration fees have increased – please note the “After Deadline” prices. In the acceptance letters and also in our conference updates, we indicated that March 31st was the deadline to confirm your attendance and presentation — but we do have a Grace Period till Sunday April 10^th to make payments and confirm your participation and inclusion in the conference program. This deadline is critical for the Program Chairs to get the print ready version of the program to our Translation team, then to the Graphic Designer, then to the Program Book Editors, and finally to the Printers. We have only two months before the conference and so our deadlines are vital!

We are continuing the new policy started last year of holding firm to a cut off date for inclusion in the program. We understand that this may be difficult for some people and we are sensitive to different needs and challenges. You are more than welcome to write directly to the Secretariat and Treasurer for their assistance with the process of paying. But we do ask that you at least go into the system and register, so that the Program Chairs will know that you are indeed attending the conference. If you don’t register by April 10^th, we will assume you are not attending and will therefore remove your name/presentation from the program. The increased registration rates as of April 1^st will be apply to all those who register after March 31^st unless you have made arrangements with the Secretariat and Treasurer. If you are no longer able to present at the conference, please let us know as soon as possible so that we can maintain the integrity of the concurrent panels/presentations.

Travel Grants and Other Waiver Requests

To those who applied for CSA travel grants, the Travel Grant Committee have made their decisions with the President. You should have received letters on the decisions. Once you have received a travel grant, instructions will be sent by the Secretariat on how to register and receive your waiver. The Program Chairs were not a part of this process of decision making for grants, but we will assist to make sure you are registered and your presentation is on the program.

For those who have submitted other kinds of waiver requests, the Program Chairs cannot make those kinds of decisions and so we are consulting with the President and forwarding your requests for her review and consideration. Be patient with us as we are receiving dozens of emails everyday. If you have an urgent request, please email: secretariat@caribbeanstudiesassociation.org.

Local Rates:

For people based in Haiti and attending the conference, the Local Organizing Committee recommended the local rate should be HGD 1,000 per day (which is about USD16). If you are based in Haiti and presenting at the conference, take note that you can register online and indicate that payment will happen “on site” – and we can process you differently. If you need to request any kind of additional waiver or accommodation, please email us asap so that we can send your request to the CSA President.

Further, we also agreed that university students in Haiti will be able to attend the conference for free (with student IDs). CSA President has asked Jhon Picard Byron, member of LOC, to assist with this process and to ask teachers to assist with bringing students.

Please continue checking the Conference Program Online as we finalize speakers, panels, special events, sessions, and room arrangements. Remember that information about hotels, travel arrangements, and other updates are on the CSA website. As always, for all program-related inquiries or suggestions, please contact us directly at: program.chair@caribbeanstudiesassociation.org.

Angelique V. Nixon & Marie-José Nzengou-Tayo
CSA 2016 Haiti, Program Chairs

Español

De nuevo le recordamos que para que su presentación se incluya en el programa usted debe ser miembro de la asociación. Si aún no se ha registrado para la conferencia, le solicitamos lo haga lo antes posible. Haga un clic aquí para un vínculo directo con la Página de Inscripción a la Conferencia. Debido a que la fecha tope del 31 de marzo ya pasó, la cuota de inscripción se ha incrementado. Por favor, chequee los precios de ¨Después de la Fecha Tope¨. Tanto en la carta de aceptación como en las actualizaciones de la conferencia habíamos indicado que el 31 de marzo era la fecha tope para confirmar su asistencia y presentación, pero se ha concedido un Periodo de Gracia hasta el domingo 10 de abril para realizar los pagos y confirmar su participación e inclusión en el programa de la conferencia. —. Esta fecha tope es fundamental para que los Coordinadores de Programa puedan tener impreso la versión del programa para nuestro equipo de Traducción, luego para el Diseñador Gráfico y después para los Editores del Programa de la Conferencia y finalmente para los Impresores. ¡Solo restan dos meses para el inicio de la conferencia por lo que nuestra fecha tope es de suma importancia!

Continuamos con la nueva política iniciada el año pasado de mantenernos firmes con relación a la fecha límite para ser incluido en el programa. Sabemos que esto puede ser difícil para algunas personas y nos sensibilizamos con los diversos desafíos y necesidades. Usted es más que bienvenido de escribirnos directamente al Secretariado o al Tesorero para solicitar su ayuda con el proceso de pago. Pero le pedimos que al menos entre en el Sistema y se inscriba para que los Presidentes del Programa tengan conocimiento que usted va a asistir a la conferencia. Si usted no se inscribe antes del 10 de abril, asumiremos que no va a participar y eliminaremos su nombre-presentación del programa. El incremento de las cuotas de inscripción del 1ro de Abril se aplicará a todos aquellos que se registren después del 31 de marzo a no ser que hayan hecho algún acuerdo con el Secretariado o el Tesorero. Si ya usted conoce que no le es posible hacer la presentación en la conferencia, por favor, déjenoslo saber a la mayor brevedad posible para poder mantener la integridad de los paneles –presentaciones.

Becas de Viaje y otras solicitudes de Exención

Para los que solicitaron Becas de Viaje de la AEC, el Comité de Becas de Viaje ya ha tomado sus decisiones conjuntamente con la Presidenta. Ya debe haber recibido las cartas que contienen las decisiones. Una vez que haya recibido una beca de viaje, se le enviaran instrucciones de cómo inscribirse y recibirá su exención. Los Presidentes de Programa no fueron parte de este proceso de otorgamiento de becas pero si contribuirán a asegurar de que usted esté inscripto y que su presentación aparezca en al programa.

Para aquellos que hayan enviado otro tipo de solicitudes de exención, los Presidentes de Programa no tienen facultades para tomar esas decisiones por lo que estamos consultando con la Presidenta y enviando sus peticiones para su revisión y consideración. Le solicitamos sea paciente ya que estamos recibiendo docenas de correos diariamente. Si requiere una respuesta urgente, por favor escriba a: secretariat@caribbeanstudiesassociation.org.

Tarifas locales:

Para las personas residentes en Haití y que asistan a la Conferencia el Comité Organizador Local ha recomendado que la tarifa local debe ser de HGD 1,000 diarios (lo que es alrededor de USD16). Si su base es Haití y va a presentar en la conferencia, tome nota de que puede inscribirse en línea e indicar de que el pago se hará “en el lugar” – y lo procesaremos de forma diferenciada. Si necesita solicitar cualquier otro tipo de exención o alojamiento, favor de escribirnos lo antes posible para poder enviarle su solicitud a la Presidenta de la AEC.

Además, también se acordó que los estudiantes universitarios en Haití pueden asistir a la conferencia de forma gratuita (con sus Carnets). La Presidenta de la AEC ha solicitado a Jhon Picard Byron, miembro del CL, su ayuda en este proceso así como solicitar a los profesores su asistencia para llevar a los estudiantes.

Por favor, continúe consultando el Programa Online de la Conferencia en lo que finalizamos todo los ajustes de ponentes, paneles, eventos especiales, sesiones y organización de salones. Recuerde que la información con relación a hoteles, viajes y otras actualizaciones puede encontrarlos en el sitio web de la AEC. Como siempre, para cualquier tipo de preguntas o sugerencias al programa, favor de contactarnos directamente en: program.chair@caribbeanstudiesassociation.org.

Angelique V. Nixon & Marie-José Nzengou-Tayo
AEC 2016 Haití, Directores de Programa

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