Caribbean Studies Association 41st Annual Conference

Submission Guidelines and Reminders

Dear CSA members,

As we begin to receive proposals and queries about the submission process, we would like to take this opportunity to troubleshoot some issues that people are having with the new system. As with any new system, there is a process and time needed to ensure smooth operations. Please be patient with us as we figure out what needs there may still be as we receive your questions and inquiries. We would also like to remind you of some important guidelines/changes:

1) Please be advised that you can submit your proposal without having to register for the conference. Please be mindful of the following deadlines:

CSA Membership: 15th January 2016

CSA 2016 Conference Registration: 1st March 2016

2) The online submission link is on the new CSA website and can be easily found under “Annual Conference” which scrolls down — select “Submit an Abstract” and you will be taken to the new Abstract Submission Portal. We have also added it under “Important Links” for easy access.

3) The opening page for “Abstract Submission” asks you to select a “Topic” — please select the theme closest to your submission or select “other engagement with theme” and explain. For tracks/committee submissions (i.e. Film, Visual Arts & Performance, Author Celebration, Literary Salon), select the track/committee and be sure to follow the guidelines as listed under the committee CFPs and described in the guidelines (link below).

4) Panels (3-4 presenters) must be submitted in the same place as all other types of submissions. The new system uses the term “Abstract” for ALL submissions: (i.e. Individual Papers, Fully Constituted Panels, Workshops, Roundtables, and proposals for tracks/committees).

Completing the Submission Process

A) To Submit an “ABTRACT” you must provide the following details:

Abstract Title (in two languages – required);

Keywords (recommended, not required);

Language of Presentation (required);

Special Requests – as needed;

Presentation Method (i.e. type of submission) (required);

Main Author & Co-Author(s) (i.e. Chair and Presenters).

*FOR FULLY CONSTITUTED PANELS*

You must select “Panel” for the “preferred presentation method”
For “main author” (chair) and “co-authors” — you submit the presenters’ Names, Affiliations, Email addresses, and Paper/Presentation Titles.

B) “Abstract Submission Content”

Page 2 of the submission process asks for the abstract of the Panel submission. Please include ONE abstract for the ENTIRE panel.

* You can upload additional materials – a document with each presenter’s abstract. This is not a requirement but we welcome this info as well. The above applies for Roundtable and Workshop submissions, except you are not required to have paper titles.

Please note that if you have submitted your proposal already, you have until December 1^st, 2015 to make changes if needed — simply login to the Abstract Submission page and you can make edits.

5) CSA Working Groups and Affiliated Organizations — for all submissions/proposals, be sure to ask your members to include this information at the top of the Abstract Submission Content page. If your working group or affiliated organizations requires any special event/programming, please email the Program Chairs as soon as possible with a full description of needs.

6) Due to limited space this year and for the efficient use of CSA resources, please be advised that abstract submissions are limited to no more than TWO per person. This means you can be the main author of ONLY two proposals.

7) Translation: as in previous years, we ask for Paper/Panel Titles in two languages. This year it is a requirement as we work with the Translinguistic Exchange and Translation Committee to ensure a multilingual program. For assistance with Translation, we ask you to get assistance from colleagues and/or utilize these online services (some have fees). Please note that online automatic translations often contain errors. But we recommend trying the following:

We also ask for abstracts to be in a secondary language as well, but it is not a requirement. However, we strongly encourage all members to translate their abstracts into one other language in addition to the language of presentation.

Please look out for messages from the Translinguistic Exchange and Translation Committee as we get closer to the conference for more details about Translation needs/expectations.

8) Please follow the CSA 2016 Abstract Submission Process that explains a number of changes with the new submission process (also listed on homepage of Abstract Submission Portal – which also includes detailed instructions at each step of submission).
http://www.caribbeanstudiesassociation.org/csa-2016-abstract-submission-process/

If you have any other questions or concerns, please be sure to email the Program Chairs at: program.chair@caribbeanstudiesassociation.org.

Thank you for your time & patience!

Angelique V. Nixon & Marie-José Nzengou-Tayo

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Español

Estimados y Estimadas Colegas de la CSA/AEC

Al tiempo que empezamos a recibir propuestas y preguntas sobre el proceso de envío, nos gustaría tomar esta oportunidad para sondear algunos problemas que han tenido con el nuevo sistema. Como con cualquier nuevo sistema, hay un proceso que necesita tiempo para asegurar su buen funcionamiento. Les rogamos que tengan paciencia mientras atendemos las necesidades que surgen cuando recibimos sus preguntas y consultas. También nos gustaría recordarles algunas directrices y cambios importantes:

1) Por favor tenga en cuenta que usted puede enviar su ponencia sin registrarse para la conferencia. Le rogamos que recuerden estas fechas límites:

Cuotas de membresía: 15 de enero de 2016
Inscripción a la conferencia: 1° de marzo de 2016

2) La liga de envío en línea está en el nuevo sitio web de la CSA y se puede encontrar fácilmente en la sección “Annual Conference” (Conferencia anual) que se desliza hacia abajo. Seleccione “Submit an Abstract” (enviar un resumen) y usted accederá al nuevo Portal de Envío de Resúmenes. Se encuentra también bajo “Important Links” (ligas importantes) para un acceso fácil.

3) En la página inicial para “Abstract Submission” (sumisión de resumen) se le pide seleccionar un “Topic” (tema) – por favor seleccione el tema que más se acerca a su propuesta o seleccione “other engagement with theme” (otro tema relacionado) y explíquelo. Para envíos en área/comité (p. ej. Área de cine, artes visuales y performativas, Celebración para autores, Salón Literario), seleccione el área/comité y asegúrese de seguir los lineamientos de la convocatoria correspondiente y las directrices abajo descritas.

4) Las Ponencias (3-4 presentadores) deben ser enviadas en la misma página que todas las otras propuestas. El nuevo sistema usa el término “Abstract” (Resumen) para TODAS las propuestas (ponencia individual y paneles completos, talleres, mesas redondas y sumisiones para los Ejes/comités).

Para finalizar el proceso de envío

A) Para enviar un “ABSTRACT” (resumen) usted debe proveer los detalles siguientes:

Abstract Title (Titulo del resumen) en dos lenguas – requerido;

Keywords (palabras-claves) – sugerido, no requerido;

Language of Presentation (lengua de presentación) – requerido;

Special Requests (solicitudes especiales) si se requieren;

Presentation Method (tipo de envío) (requerido;

Author(s) (el autor o los autores): p. ej. el presidente del panel, los presentadores.

*PARA PANELES COMPLETOS*

Debe seleccionar “Panel” para su “preferred presentation method” (método de presentación preferida).

Para “main author” (autor principal) y “co-authors” (co-autores) – deben enviarse los nombres, afiliaciones, correos electrónicos y títulos de ponencia de los presentadores.

B) « Abstract Submission Content » (Texto del resumen enviado).

En la página 2 del proceso de envío, se requiere el resumen. Favor de incluir UN resumen para TODO el panel.

* Usted puede cargar materiales adicionales – un documento con el resumen de cada presentador. Esto no es un requisito pero nos gustaría recibir esta información también. Lo anterior aplica para las mesas redondas y los talleres, pero no se requiere el envío de los títulos de las ponencias.

Por favor, tome en cuenta que si usted ya ha enviado su propuesta, tiene hasta el 1° de diciembre de 2015 para hacer cambios si lo necesita – para realizarlos, sólo necesita ingresar a la página “Abstract Submission” (envío de resumen).

5) Grupos de trabajo de la CSA/AEC y Organizaciones afiliadas: para todas los envíos/propuestas, asegúrense de solicitar a sus miembros de incluir esta información anterior en lo alto de la página “Abstract content Submission” (Envío de resumen). Si su grupo de trabajo u organización afiliada requiere cualquier evento/programación especial, por favor envíe cuanto antes un correo electrónico a las codirectoras del programa con una descripción completa de sus necesidades.

6) Debido al espacio limitado este año, y para el empleo eficiente de los recursos de la CSA/AEC, les rogamos que tengan en cuenta que las propuestas se limitan a un máximo de DOS por persona. Esto quiere decir que usted puede ser el autor principal de SÓLO dos propuestas.

7) Traducción: como años anteriores, pedimos los títulos de ponencias y paneles en dos lenguas. Este año, esto es un requisito pues trabajamos con el Comité de Traducción e Intercambio Translingüístico para asegurar un programa multilingüe. Para asistencia con la traducción, le pedimos conseguir la ayuda de colegas y/o utilizar los siguientes servicios en línea (unos piden honorarios). Por favor, note que las traducciones automáticas en línea a menudo contienen errores. Pero recomendamos que intenten con los siguientes:

También pedimos resúmenes en una lengua secundaria, pero esto no es un requisito. Sin embargo, exhortamos a todos los miembros a traducir sus resúmenes en una segunda lengua, además de su lengua de presentación.

Por favor, esté atento de los mensajes del Comité de Traducción e Intercambio Translingüístico para más detalles sobre las necesidades/expectativas de traducción.

8) Por favor siga el Proceso de envío de la CSA/AEC 2016, que explica varios cambios respecto al nuevo proceso de envío (también están catalogados en la página inicial como “Abstract Submission” (envío de resumen) – que también incluye instrucciones detalladas para cada paso del proceso de sumisión). http://www.caribbeanstudiesassociation.org/csa-2016-abstract-submission-process/

Si usted tiene alguna pregunta o preocupación adicional, envíe un correo electrónico a las codirectoras del programa a la siguiente dirección:

program.chair@caribbeanstudiesassociation.org.

¡Gracias por su tiempo y su paciencia!

Muy Atentamente,

Angelique V. Nixon et Marie-José Nzengou-Tayo

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Français

Chers Membres de la CSA/AEC

Alors que nous commençons à recevoir des propositions de communications et des questions concernant le processus de soumission en ligne, nous voudrions profiter de l’occasion pour régler quelques problèmes rencontrés par certains d’entre vous avec le nouveau système. Comme c’est le cas avec tout nouveau système, il faut du temps et plusieurs essais pour permettre un fonctionnement sans anicroche. Nous vous demandons donc d’être compréhensifs tandis que nous essayons d’identifier vos besoins sur la base des questions et autres demandes d’information que nous recevons de votre part. Nous voudrions également vous rappeler quelques directives et changements importants.

1) Tout d’abord, nous vous informons que vous pouvez soumettre votre proposition de communication sans avoir à vous inscrire d’abord pour la conférence. Cependant nous vous demandons de faire attention aux dates limites suivantes :

Droits d’adhésion à la CSA/AEC : 15 janvier 2016

Frais d’inscription à la conférence 2016 de la CSA/AEC : 1^er mars 2016

2) Le lien pour la soumission en ligne est sur le nouveau site de la CSA/AEC et est facile à retrouver sous l’onglet « Annual Conference » qui se défile pour offrir différentes options. Sélectionnez « Submit an Abstract » et le lien vous mènera directement au nouveau portail pour la soumission des propositions de communication. Nous avons ajouté ce lien sous la rubrique « Important Links » pour vous faciliter l’accès.

3) La page d’accueil, « Abstract Submission » vous demande de choisir un thème : « Topic » – – nous vous demandons de bien vouloir choisir le thème qui se rapproche le plus de votre communication ou de sélectionner « other engagement with theme » (autre thématique liée au thème général de la conférence) et précisez votre sujet. Pour les soumissions concernant les filières spéciales des comités (par exemple, Cinéma, Arts Visuels et Performance, Tribune des auteurs, Salon littéraire), sélectionnez la filière appropriée et suivez les directives répertoriées dans l’appel à communication du comité concerné et décrites dans le lien ci-dessous.

4) Les panels (3 ou 4 présentateurs ou présentatrices) doivent être soumis sur la même page que toutes les autres catégories de propositions de communication. Le nouveau système utilise le terme générique « Abstract » (Résumé) pour TOUS les types de soumissions : (c.-à-d. : communications individuelles, panels complets, ateliers, tables-rondes et propositions pour les filières et les comités)

Pour compléter le processus de soumission

A) Pour soumettre un résumé, vous devez fournir les détails suivants :

Abstract Title (Titre du résumé) en deux langues – obligatoire ;

Keywords (mots-clés) ; souhaité -non-obligatoire ;

Language of Presentation (langue de présentation) – obligatoire ;

Special Requests (besoins spéciaux) – selon les besoins ;

Presentation Method [méthode de présentation (c’est-à-dire le type de proposition)- obligatoire ;

Author(s) (les auteurs) : c-à-d. le président de séance et les présentateurs et/ou présentatrices.

*POUR LES PANELS COMPLETS*

Vous devez choisir « Panel » dans la rubrique « Preferred presentation method » (méthode de présentation préférée).

Dans la section « main author » (président de séance) et « co-authors» (présentateurs) vous indiquerez les noms, affiliations institutionnelles, adresse électronique et titres des communications.

B) « Abstract Submission Content » (Texte du résumé). À la page 2, on vous demande le texte de votre proposition. Nous vous demandons de bien vouloir soumettre UN résumé pour l’ENSEMBLE du panel.

* Vous pourrez ensuite utiliser l’option « Upload » pour télécharger des documents supplémentaires et soit un fichier rassemblant les résumés individuels des membres du panel. Ce n’est pas une obligation mais nous apprécierons ces informations.

Les étapes ci-dessus s’appliquent également aux propositions de tables-rondes et d’ateliers, avec la seule exception que vous n’avez pas besoin de soumettre de titres de présentation pour les membres de la table-ronde ou de l’atelier.

Veuillez noter que si vous avez déjà soumis votre proposition de communication, vous pouvez encore la modifier jusqu’au 1^er décembre — il vous suffit d’accéder à la page « Abstract Submission » (soumission de résumé) et apporter les changements désirés.

5) Groupes de travail de la CSA/AEC et Organisations affiliées: pour toutes les propositions de communications, demandez à vos membres d’inclure cette information en haut de la page de soumission des résumés. Si votre groupe de travail ou vos organisations affiliées ont besoin d’une programmation ou d’une activité particulière, nous vous demandons de bien vouloir envoyer un mail aux responsables de la programmation dès que possible avec une description complète de vos besoins.

6) En raison du nombre limité de places cette année, et pour une utilisation efficace des ressources de la CSA/AEC nous vous informons que le nombre de propositions de communication est limité à DEUX par personne. Cela signifie que vous NE pouvez présenter QUE DEUX propositions en tant qu’auteur principal.

7) Traduction : comme les années précédentes, nous demandons les titres de panels et de communication en deux langues. Cette année, cette requête est obligatoire car nous travaillons avec le Comité pour les échanges translinguistiques et la traduction pour assurer un programme plurilingue. Pour toute assistance avec la traduction, nous vous encourageons à demander l’aide de vos collègues et/ou d’utiliser des services de traduction en ligne (certains sont payants). Notez que les traductions automatiques en ligne sont souvent fautives. Nous vous suggérons les sites suivants :

Nous vous prions également de soumettre votre résumé traduit dans une autre langue. Ce n’est pas une obligation mais nous encourageons tous nos membres à traduire leurs résumés dans une autre langue en plus de la langue de présentation.

Nous vous demandons de faire attention aux messages du Comité pour la traduction et les échanges translinguistiques au fur et à mesure que nous nous approchons de la Conférence pour plus de détails sur les besoins et les attentes en matière de traduction.

8) Enfin, nous vous demandons de suivre le guide du Processus pour la soumission de résumés pour la conférence 2016 de la CSA/AEC. Ce guide explique un certain nombre de changements ainsi que le processus de soumission (il est également présenté sur la page d’accueil du Portail pour la soumission de résumés : http://www.caribbeanstudiesassociation.org/csa-2016-abstract-submission-process/

Si vous avez d’autres problèmes ou de préoccupations, envoyez un mail aux co-directrices de la programmation:

program.chair@caribbeanstudiesassociation.org.

Merci de votre temps et votre patience.

Angelique V. Nixon et Marie-José Nzengou-Tayo

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